Así funciona
Tu factura, conforme en segundos
Cuando la mayoría de autónomos y PYMES en España dicen "factura electrónica", se refieren a una factura hecha con un programa de facturación — en lugar de en papel, Word o Excel. Este artículo trata de eso: cómo hacer una factura usando un software, con todos los datos correctos, los cálculos automáticos y el cumplimiento legal que necesitas. No se trata de la factura electrónica B2B entre empresas (Ley Crea y Crece), que es un tema diferente con su propia regulación y plazos.
- Una factura electrónica tiene los mismos 9 datos obligatorios que una factura en papel — pero el software los gestiona por ti.
- El software calcula IVA e IRPF automáticamente, asigna el número correlativo, genera el PDF, y guarda todo.
- Puedes crear facturas, presupuestos y albaranes desde tu móvil y compartirlos por WhatsApp o email como PDF.
- A partir de julio 2027, el software que uses deberá cumplir con VERIFACTU — empieza ya con uno que lo incluya para no migrar después.
- Verifacturamos: 20 facturas gratis, después 9€/mes con todo incluido. Sin permanencia.
- Qué es realmente una factura electrónica (sin tecnicismos)
- Por qué Excel y Word ya no son suficientes
- Los 9 datos obligatorios de tu factura electrónica
- IVA e IRPF: el software los calcula, tú no
- Ejemplo real de factura electrónica correcta
- Cómo hacer tu factura electrónica en 3 pasos
- Qué ganas con un software frente a tu método actual
- Factura electrónica desde el móvil: la ventaja real
- VERIFACTU: el plus que tu factura electrónica tendrá en 2027
- Tu gestor y tu Modelo 303: resueltos
- Preguntas frecuentes
Qué es realmente una factura electrónica (sin tecnicismos)
Vamos a quitarnos de encima la confusión que genera el término "factura electrónica" en España. Hay dos significados diferentes que se mezclan todo el rato en internet, y es importante que sepas cuál te afecta a ti:
Significado 1 — el que te interesa a ti: una factura hecha con un programa de facturación (un software, una app, una herramienta en la nube). En lugar de abrir Word, rellenar los datos a mano, calcular el IVA con la calculadora, guardar como PDF y mandarlo por email, usas un programa que lo hace todo solo. Esto es lo que la mayoría de autónomos y PYMES llaman "factura electrónica".
Significado 2 — el técnico-legal: una factura en formato estructurado (XML, Facturae) que se transmite entre sistemas informáticos, con firma digital y sellado de tiempo. Es el que usan las grandes empresas para facturar a la Administración Pública o entre sí. La Ley Crea y Crece quiere extenderlo a todas las operaciones B2B, pero sus plazos aún no están cerrados y probablemente no te afecte hasta 2028 como muy pronto.
Esta guía trata exclusivamente del significado 1: cómo hacer tu factura con un software, correctamente, con todos los datos legales, y sin necesitar saber de contabilidad. Si buscas información sobre Facturae o facturación B2B, tenemos una guía separada.
Por qué Excel y Word ya no son suficientes
Durante años, millones de autónomos en España han facturado con Excel o Word. Y funcionaba — más o menos. Hacías la plantilla una vez, la copiabas cada mes, cambiabas los datos del cliente y el concepto, calculabas el IVA a mano, y la guardabas como PDF. Es el método que conoce todo el mundo.
El problema es que ese método tiene fallos que cuestan dinero:
- La numeración se descuadra. Copias la factura del mes pasado y olvidas cambiar el número. Ahora tienes dos facturas con el mismo número — una irregularidad grave ante Hacienda.
- Los cálculos fallan. Una fórmula que se borra sin querer, un porcentaje de IRPF que no se actualiza después de los 3 primeros años... errores silenciosos que solo descubres cuando tu gestor te llama.
- No tienes historial centralizado. Tus facturas están repartidas entre 5 carpetas, 3 emails y un USB. ¿Cuánto facturaste en el segundo trimestre de 2025? No lo sabes sin rebuscar.
- Tu gestor sufre. Cada trimestre le mandas un ZIP con PDFs desordenados. Él tiene que revisarlos uno a uno, comprobar la numeración, cuadrar los importes... y te cobra por esas horas.
- No puedes facturar desde el móvil. Si estás en casa de un cliente, en la obra o en una reunión, tienes que esperar a llegar a tu ordenador para abrir el Excel. Mientras tanto, la factura se retrasa — y el cobro también.
- A partir de julio 2027, no será legal. El Real Decreto 1007/2023 (VERIFACTU) exige que el software genere hash, código QR y registro en la AEAT. Excel no puede hacer nada de eso.
Pasar de Excel a un software de facturación electrónica no es un lujo: es dejar de perder tiempo y dinero haciendo a mano lo que una máquina hace mejor, más rápido y sin errores.
Los 9 datos obligatorios de tu factura electrónica
Una factura electrónica debe contener exactamente los mismos datos que una factura en papel o en Excel. Los define el artículo 6 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). La diferencia es que el software los gestiona por ti — no tienes que recordarlos.
| Campo | Qué significa y quién lo rellena |
|---|---|
| 1. Número de factura | Lo asigna el software automáticamente. Correlativo, sin saltos. Tú no tocas este campo. |
| 2. Fecha de emisión | Por defecto, hoy. Puedes cambiarla, pero no antedatar (el software no te deja si tiene VERIFACTU). |
| 3. Datos del emisor | Se rellenan una sola vez al configurar tu perfil: nombre, NIF, domicilio fiscal. |
| 4. Datos del cliente | Se guardan la primera vez. Después seleccionas el cliente de la lista — cero copiar y pegar. |
| 5. Descripción | Tú lo escribes. Qué servicio has prestado o qué producto has vendido. |
| 6. Base imponible | La calcula el software a partir de cantidad × precio unitario. |
| 7. IVA | Lo calcula el software según el tipo que hayas configurado (21%, 10%, 4%, exento). |
| 8. IRPF (si aplica) | Lo calcula el software si has indicado que eres profesional. 15% general, 7% reducido. |
| 9. Total a pagar | Lo calcula el software. Base + IVA − IRPF = total. |
De los 9 campos, tú solo rellenas 3 de forma activa en cada factura: el cliente (seleccionado de una lista), la descripción, y el precio. El software se encarga de los otros 6. Esa es la diferencia entre hacer una factura electrónica y hacer una factura a mano.
IVA e IRPF: el software los calcula, tú no
Si siempre te has liado con los porcentajes, buenas noticias: en una factura electrónica, el software calcula el IVA y el IRPF automáticamente. Solo necesitas saber dos cosas para configurarlo correctamente la primera vez.
IVA: qué tipo aplica tu actividad
- 21% (general) — servicios profesionales, productos, consultoría, diseño, marketing, construcción, reparaciones.
- 10% (reducido) — hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva, espectáculos.
- 4% (superreducido) — alimentos básicos, libros, medicamentos.
- Exento — sanidad, enseñanza reglada, seguros, finanzas. La factura debe incluir mención legal del artículo de la Ley del IVA.
Configuras el tipo una vez en tu perfil. Cada factura que emitas lo aplicará automáticamente. Si un día facturas un servicio con tipo diferente, lo cambias en esa factura concreta — el resto sigue igual.
IRPF: quién retiene y cuánto
- Aplicas IRPF si: eres profesional (secciones 2ª y 3ª del IAE) y facturas a empresa o autónomo.
- No aplicas si: facturas a particulares, o eres autónomo empresarial (sección 1ª: hostelería, comercio, construcción).
- 15% — tipo general.
- 7% — tipo reducido los 3 primeros años (año de alta + 2 siguientes).
El software sabe si estás en periodo reducido (lo configuraste al darte de alta). Sabe si el cliente es empresa o particular (lo indicaste al crearlo). Con esos dos datos, aplica o no el IRPF automáticamente. Tú no calculas nada.
Ejemplo real de factura electrónica correcta
Ana es fotógrafa profesional. Acaba de entregar las fotos de un evento corporativo a una empresa de catering. Cobra 900€ por la sesión. Es profesional (sección 2ª del IAE), factura a empresa, y lleva 1 año dada de alta — aplica IRPF reducido al 7%.
Calle de la Luna 8, 2ºA
41001 Sevilla
Epígrafe IAE: 861 (Fotógrafos)
Avenida de la Palmera 20
41012 Sevilla
| Descripción | Ud. | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Reportaje fotográfico evento corporativo "Gala Primavera 2026". Sesión de 4 horas + edición de 120 fotografías seleccionadas. Entrega en alta resolución + web. | 1 | 900,00 € | 900,00 € |
Ana ha hecho esta factura en 90 segundos desde su móvil, sentada en el coche después de la sesión. Ha seleccionado "Catering Buena Mesa" de su lista de clientes (ya los tenía guardados), ha escrito la descripción y el importe, y le ha dado a "Emitir". El software ha calculado el IVA, el IRPF, el total, ha asignado el número F-2026-0007, ha registrado la factura en la AEAT vía VERIFACTU, y ha generado el PDF con código QR. Ana ha compartido el PDF por WhatsApp al contacto de la empresa. A cobrar.
Cómo hacer tu factura electrónica en 3 pasos
- Regístrate gratis en Verifacturamos. Email y NIF. Sin tarjeta de crédito. Las 20 primeras facturas son gratis. Cada factura que emitas se registra automáticamente en la AEAT vía VERIFACTU.
- Crea tu factura. Añade los datos de tu cliente, escribe el concepto, la cantidad y el precio. El software calcula automáticamente el IVA, el IRPF si aplica, los totales y asigna el número correlativo. Sin fórmulas, sin calculadora. También puedes crear presupuestos y albaranes desde el mismo sitio — incluso desde tu móvil, sentado en una terraza, sin esperar a volver a tu ordenador.
- Emite y envía. Dale a "Emitir". En 2 segundos el software registra la factura en la AEAT, le añade el código QR verificable, y te muestra el sello verde "Registrada en VERI·FACTU". Comparte el PDF por email o WhatsApp directamente. Tu factura electrónica está hecha — correcta, legal y conforme.
Qué ganas con un software frente a tu método actual
Excel / Word / Papel
- Cálculos a mano (errores frecuentes)
- Numeración manual (se descuadra)
- Facturas desperdigadas en carpetas
- Sin conexión con la AEAT
- Gestor recibe PDFs sueltos
- Modelo 303 hecho a mano
- No funciona desde el móvil
- No cumplirá VERIFACTU (julio 2027)
Software de facturación electrónica
- IVA e IRPF automáticos, sin errores
- Numeración correlativa automática
- Todo guardado en un panel centralizado
- Registro VERIFACTU en la AEAT
- Gestor recibe todo automáticamente
- Modelo 303 generado cada trimestre
- Facturas desde el móvil en cualquier sitio
- Conforme con VERIFACTU desde hoy
El cambio no es cuestión de dinero — a 9€/mes es más barato que un paquete de folios. Es cuestión de dejar de dedicar tu tiempo a tareas que una máquina hace mejor que tú, para dedicar ese tiempo a lo que sí sabes hacer: tu trabajo.
Factura electrónica desde el móvil: la ventaja real
La mayor ventaja de hacer facturas electrónicas con un software no es el cálculo automático del IVA. Es la movilidad.
La realidad del autónomo en España no es un despacho con un iMac. Es una furgoneta, una obra, una consulta, una cafetería, un tren. Los momentos en que necesitas facturar rara vez coinciden con los momentos en que tienes acceso a un ordenador con Excel abierto.
Con un software de facturación electrónica que funcione en móvil, puedes:
- Crear un presupuesto mientras estás reunido con el cliente potencial — y mandarlo antes de que la reunión termine.
- Emitir la factura nada más terminar el trabajo — sin esperar a llegar a casa. Cobras antes.
- Crear un albarán en obra para que el cliente firme la entrega, y convertirlo en factura después.
- Consultar tu historial de facturas mientras hablas por teléfono con tu gestor.
- Compartir el PDF por WhatsApp al momento — sin impresora, sin email, sin adjuntos.
Esto no es un lujo: es facturar más rápido, cobrar antes, y no perder tiempo haciendo en casa lo que puedes hacer en 90 segundos desde el móvil.
VERIFACTU: el plus que tu factura electrónica tendrá en 2027
Si ya estás usando un software para hacer tus facturas electrónicas, hay un paso más que va a llegar en 2027: VERIFACTU.
A partir del 1 de julio de 2027 (fecha establecida por el RDL 15/2025, que aplazó un año los plazos originales), el software que uses para facturar deberá generar un registro con hash encadenado, código QR, y enviarlo automáticamente a la AEAT. Es decir: cada factura que emitas quedará registrada en Hacienda de forma automática, inalterable y verificable.
En 2026, VERIFACTU es voluntario. Pero si eliges un software que ya lo incluye, cuando llegue julio de 2027 no tendrás que cambiar nada. Cero migración, cero estrés.
Tu gestor y tu Modelo 303: resueltos
Uno de los mayores dolores de cabeza del autónomo en España es la relación con el gestor cada trimestre. Recopilar facturas, mandarlas por email, comprobar que no falta ninguna, cuadrar números... Un software de facturación electrónica elimina esa fricción de raíz.
- Envío automático al gestor: configura el email de tu gestoría o comparte una carpeta de Google Drive. Cada factura que emitas le llega automáticamente — semanal, mensual o trimestralmente, como prefieras.
- Modelo 303 de IVA generado: al final de cada trimestre, el software genera automáticamente las casillas del Modelo 303 con tus facturas emitidas. Tu gestor solo tiene que revisarlo y presentarlo.
- Libro de registro de facturas: obligatorio por ley, pero con un software se genera solo. No tienes que mantener un Excel aparte.
El resultado práctico: tu gestor cobra menos (porque trabaja menos), tú pierdes menos tiempo (porque no recopilas nada), y hay menos errores (porque los datos no pasan por tu memoria ni tus manos).