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Tu factura, conforme en segundos
Una factura proforma es un documento comercial que detalla los productos o servicios, precios, impuestos y condiciones de una operación que aún no se ha realizado. Tiene aspecto de factura pero no es una factura a efectos fiscales: no genera obligaciones tributarias, no se incluye en el Modelo 303, no consume número de la serie de facturación, y no se envía a la AEAT. Es, en esencia, una propuesta comercial detallada con formato de factura. En España, su uso es habitual en operaciones de importación/exportación, solicitudes bancarias, y aprobaciones internas de compra.
- Una proforma NO es una factura. No genera IVA, no se declara, no va a la AEAT.
- No lleva número de la serie oficial. Puede tener numeración propia (PF-001) pero nunca de la serie de facturas.
- Debe estar marcada claramente como "FACTURA PROFORMA" o "PROFORMA".
- Contiene los mismos datos que una factura (emisor, cliente, descripción, precios, IVA) pero con carácter informativo.
- Cuando el cliente acepta, se convierte en factura definitiva — con un software, en un clic.
- En la práctica española, presupuesto ≈ proforma. Son documentos equivalentes con nombres diferentes según el contexto.
- Qué es una factura proforma (y qué NO es)
- Cuándo se usa una factura proforma
- Qué datos debe incluir una factura proforma
- Proforma vs presupuesto: ¿son lo mismo?
- Proforma vs factura: las 7 diferencias clave
- Ejemplo real de factura proforma correcta
- Errores frecuentes con las proformas
- De proforma a factura definitiva: el flujo correcto
- Cómo hacer proformas y presupuestos con un software
- Preguntas frecuentes
Qué es una factura proforma (y qué NO es)
La factura proforma es uno de los documentos más malinterpretados del mundo de la facturación. La confusión viene de su nombre: dice "factura", pero no es una factura. Es un documento comercial informativo que anticipa los datos de una operación futura.
Lo que una proforma sí es:
- Una propuesta comercial detallada con formato de factura.
- Un documento previo a la venta que informa al cliente del precio, impuestos y condiciones.
- Una herramienta para que el cliente gestione aprobaciones internas, solicite financiación bancaria, o tramite documentación aduanera.
- Un compromiso no vinculante del vendedor sobre lo que cobrará si la operación se cierra.
Lo que una proforma no es:
- No es una factura fiscal. No genera devengo de IVA. No se incluye en el Modelo 303. No se declara a Hacienda.
- No tiene número de la serie oficial de facturación. Nunca debe ocupar un número que corresponda a una factura real.
- No sustituye a la factura definitiva. Cuando la operación se cierra, se emite la factura real (con número oficial, registro AEAT si aplica VERIFACTU, y obligaciones fiscales).
- No es un justificante de pago. El cliente no puede usar una proforma para deducir IVA ni como prueba fiscal de gasto.
Cuándo se usa una factura proforma
La proforma se utiliza en situaciones muy concretas. Estos son los casos más habituales en España:
1. Trámites de importación y exportación
En comercio internacional, la proforma es un documento estándar que el importador necesita para gestionar los trámites aduaneros antes de que la mercancía se envíe. Incluye la descripción de los bienes, el valor, el peso, el origen y las condiciones de entrega (Incoterms). La aduana usa la proforma para calcular aranceles y verificar la operación.
2. Solicitud de financiación bancaria
Cuando tu cliente necesita pedir un crédito o una línea de financiación al banco para pagar tu servicio, el banco le pide un documento que acredite el importe y los detalles de la operación. La proforma cumple esa función: informa al banco de cuánto va a costar sin generar aún la obligación de pago.
3. Aprobación interna del cliente (departamento de compras)
En empresas medianas y grandes, el departamento de compras necesita un documento con aspecto formal para aprobar internamente el gasto antes de autorizar el pedido. Un presupuesto también sirve, pero algunos departamentos prefieren el formato de proforma porque se parece más a la factura final y facilita la comparación.
4. Operaciones con pago anticipado
Cuando pides un anticipo antes de empezar el trabajo, la proforma informa al cliente de cuánto va a pagar en total y cuánto es el anticipo. Cuando recibas el anticipo, emites una factura real por ese importe. Y cuando termines el trabajo, emites la factura final por el resto.
5. Cuando el cliente simplemente te pide "una proforma"
En muchos sectores en España, "mándame una proforma" es la forma habitual de decir "mándame los precios antes de cerrar". Es equivalente a pedir un presupuesto, pero con el nombre "proforma". Lo importante es que entiendas que ese documento no es una factura y que tendrás que emitir la factura real cuando la operación se cierre.
Qué datos debe incluir una factura proforma
Aunque la proforma no es un documento fiscal regulado por el Reglamento de Facturación, en la práctica debe contener los mismos datos que una factura — para que el cliente pueda evaluar la operación y para que la conversión a factura definitiva sea inmediata.
| Dato | Qué incluir |
|---|---|
| Título "PROFORMA" | El documento debe estar claramente identificado como "FACTURA PROFORMA" o "PROFORMA". Es lo primero que debe verse. Si no lo pones, puede confundirse con una factura real. |
| Numeración propia | Usa una serie independiente (PF-2026-001 o PRO-001). Nunca un número de la serie oficial de facturas. |
| Fecha de emisión | La fecha en que generas la proforma. |
| Fecha de validez | Hasta cuándo es válida la oferta. Ejemplo: "Válida hasta el 20 de mayo de 2026". Sin esto, el cliente puede reclamar los precios dentro de un año. |
| Datos del emisor | Tu nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio del destinatario. |
| Descripción detallada | Los productos o servicios ofrecidos, con cantidad, precio unitario y descripción clara. |
| Base imponible | El importe neto antes de impuestos. |
| IVA (informativo) | El tipo de IVA que se aplicará en la factura definitiva y la cuota estimada. Aunque la proforma no genera devengo de IVA, incluirlo da al cliente la cifra real que pagará. |
| IRPF (si aplicará) | Si eres profesional, indica la retención que llevará la factura definitiva. |
| Total estimado | Base + IVA − IRPF = el importe que el cliente pagará cuando se emita la factura real. |
| Condiciones de pago | Forma de pago, plazos, descuentos por pronto pago si los hay. |
Proforma vs presupuesto: ¿son lo mismo?
En España, la respuesta práctica es casi sí. Tanto la proforma como el presupuesto son documentos previos a la venta, sin valor fiscal, que detallan los servicios/productos, precios y condiciones de una operación futura. Ninguno de los dos genera obligaciones tributarias ni consume número de la serie de facturación.
Las diferencias son más de contexto y convención que de contenido:
- Presupuesto — se usa más en servicios profesionales (reformas, diseño, consultoría, construcción). Suele tener un formato más libre: a veces con fases, plazos, condiciones de ejecución. Es el nombre habitual en el mercado nacional español.
- Proforma — se usa más en operaciones comerciales de producto, importación/exportación, y cuando el cliente necesita un documento con formato de factura para trámites bancarios o aduaneros. Es el nombre habitual en comercio internacional.
En un software de facturación como Verifacturamos, ambos se gestionan desde la misma sección — "Presupuestos" — porque el flujo es idéntico: creas el documento, el cliente acepta, y lo conviertes en factura definitiva con un toque. Da igual cómo lo llames.
Proforma vs factura: las 7 diferencias clave
| Aspecto | Factura proforma | Factura definitiva |
|---|---|---|
| Valor fiscal | Ninguno | Pleno — genera obligaciones tributarias |
| Numeración | Serie propia (PF-001) o sin número | Serie oficial correlativa (F-2026-0001) |
| Devengo IVA | No genera IVA | Genera IVA declarable en Modelo 303 |
| IRPF | Informativo | El cliente retiene e ingresa a Hacienda |
| Envío a la AEAT | No | Sí (obligatorio con VERIFACTU desde julio 2027) |
| Deducción IVA por el cliente | No — no es documento fiscal | Sí — si cumple los requisitos del RD 1619/2012 |
| Cuándo se emite | Antes de la operación (oferta) | Después de la operación (o al momento de prestar el servicio) |
Ejemplo real de factura proforma correcta
Raúl es diseñador de interiores. Un hotel boutique le pide una proforma para el proyecto de rediseño de su lobby antes de aprobarlo internamente. Raúl cobra 8.000€ por el proyecto completo. Es profesional (sección 2ª del IAE). Prepara la proforma con los datos que incluirá la factura definitiva cuando el proyecto se apruebe.
Calle de Velázquez 40, 2ºA
28001 Madrid
Epígrafe IAE: 472 (Decoradores-diseñadores de interiores)
Paseo de la Concha 8
20007 San Sebastián
| Descripción | Ud. | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Fase 1: Concept design lobby + moodboard + planos de distribución | 1 | 3.000,00 € | 3.000,00 € |
| Fase 2: Proyecto ejecutivo + selección de materiales + dirección de obra | 1 | 5.000,00 € | 5.000,00 € |
Nótese los detalles que hacen esta proforma correcta: está marcada como "FACTURA PROFORMA" (no como "FACTURA"), tiene numeración propia (PF-2026-003, no de la serie F), incluye fecha de validez (30 días), el sello dice "sin valor fiscal", y los importes de IVA e IRPF están marcados como "estimados". Cuando el hotel apruebe el proyecto, Raúl emitirá la factura definitiva con número oficial, registro VERIFACTU y obligaciones fiscales reales.
Errores frecuentes con las proformas
- No marcarla como "PROFORMA". Si el documento dice solo "FACTURA" y tiene aspecto de factura, el cliente (y Hacienda) pueden interpretarlo como una factura real. Problema asegurado.
- Usar un número de la serie oficial de facturas. Si tu proforma lleva el número F-2026-0015 y tu serie de facturas va por el 0014, acabas de "gastar" un número. La siguiente factura real debería ser la 0016, pero la 0015 no es una factura — es un hueco en la numeración que Hacienda no entenderá.
- No emitir la factura definitiva después de cobrar. La proforma no sustituye a la factura. Si cobras y no facturas, esa operación no está declarada. Irregularidad fiscal grave.
- No poner fecha de validez. Sin fecha de caducidad, el cliente puede reclamar los precios de la proforma meses después. Si tus costes han subido, pierdes dinero.
- Incluir la proforma en el Modelo 303. La proforma no genera IVA. No debe aparecer en tu declaración trimestral. Solo la factura definitiva se declara.
De proforma a factura definitiva: el flujo correcto
El flujo profesional es siempre el mismo, tanto si lo llamas "proforma" como si lo llamas "presupuesto":
- Creas la proforma/presupuesto con los datos del servicio, precios, IVA estimado y condiciones.
- La envías al cliente por email o WhatsApp como PDF.
- El cliente revisa, negocia si hace falta, y acepta.
- Realizas el servicio o entregas el producto.
- Conviertes la proforma en factura definitiva. En un software, esto es un clic: el sistema copia todos los datos, asigna el número correlativo de la serie oficial, calcula los impuestos definitivos, registra la factura en la AEAT vía VERIFACTU, y genera el PDF final.
- Envías la factura definitiva al cliente. Esta sí se declara, sí genera IVA, y sí cuenta.
Cómo hacer proformas y presupuestos con un software
Con Verifacturamos, el flujo proforma/presupuesto → factura es nativo. No necesitas herramientas separadas ni copiar datos a mano. Así funciona:
- Crea un presupuesto desde la sección "Presupuestos". Rellena cliente, conceptos, precios. El software calcula IVA estimado y total.
- Envíalo como PDF por email o WhatsApp. El documento está marcado como "PRESUPUESTO" (no como factura) con numeración propia.
- Cuando el cliente acepte, pulsa "Convertir a factura". El software copia todos los datos al formulario de factura, asigna el número correlativo de la serie oficial, calcula el IVA e IRPF definitivos, y al emitir registra todo en la AEAT vía VERIFACTU.
También puedes crear albaranes para firmar en obra o en entrega, y convertirlos en factura después. El flujo presupuesto → albarán → factura está integrado en la misma herramienta.
Todo funciona desde tu móvil. Todo se guarda automáticamente en tu panel, accesible 24/7. Todo se sincroniza con tu gestor por Google Drive si lo activas — cada factura emitida le llega sin que tú hagas nada. Y cuando llega el final de trimestre, el Modelo 303 de IVA se genera automáticamente con los datos de tus facturas definitivas (no de las proformas, que no cuentan fiscalmente). Presupuestos ilimitados, facturas ilimitadas, albaranes ilimitados — por 9€/mes con 20 facturas gratis para empezar. Sin permanencia.
