Cómo facturar sin saber de contabilidad: guía para autónomos

¿Qué necesitas realmente para hacer una factura?

Olvida todo lo que crees saber sobre facturas. Olvida las hojas de Excel con fórmulas incomprensibles. Olvida los PDFs rellenables que nunca cuadran. Olvida las plantillas de Word que no cumplen con la ley.

Para hacer una factura correcta en España solo necesitas 4 datos:

1. ¿A quién facturas? — El nombre (o razón social) y NIF de tu cliente. Lo escribes una vez y el software lo guarda para siempre.
2. ¿Qué le has vendido? — El concepto: "Diseño de logotipo", "Reforma baño", "Consultoría marzo 2026", "10 cajas de vino". Lo que sea.
3. ¿Cuántas unidades? — Si es un servicio, normalmente es 1. Si vendes productos, la cantidad que corresponda.
4. ¿A qué precio? — El precio unitario de tu producto o servicio. Sin IVA. El precio "limpio".

Eso es todo. El software se encarga del resto: calcula la base imponible (precio × cantidad), aplica el IVA al tipo correcto, resta el IRPF si corresponde, suma el total, genera la numeración automática, pone la fecha, crea el PDF, envía la factura a la Agencia Tributaria por VERIFACTU, y te da el documento listo para compartir por WhatsApp o email.

No necesitas saber qué porcentaje de IVA aplica. No necesitas saber si te toca retener IRPF. No necesitas saber qué es una base imponible. El software lo sabe por ti.

¿Qué es el IVA y por qué no necesitas calcularlo tú?

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que se añade al precio de tus productos o servicios. No es dinero tuyo — es un impuesto que tú cobras al cliente en nombre de Hacienda y que luego le entregas trimestralmente.

Hay tres tipos de IVA en España (y también existe la factura simplificada para importes pequeños):

• 21% — Tipo general. Se aplica a la mayoría de servicios profesionales y productos. Si eres diseñador, consultor, programador, fotógrafo, abogado, arquitecto — lo más probable es que apliques este tipo.
• 10% — Tipo reducido. Alimentación (excepto productos básicos), transporte de viajeros, hostelería, reformas de viviendas, entradas a espectáculos.
• 4% — Tipo superreducido. Pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos, prótesis, viviendas de protección oficial.

En Verifacturamos, cuando creas un producto o servicio, seleccionas el tipo de IVA que corresponde (o lo dejas en 21% que es el más habitual). A partir de ahí, cada vez que hagas una factura con ese producto, el IVA se calcula automáticamente. No tienes que acordarte de multiplicar por 0,21 ni de sumar nada a mano.

¿No sabes qué tipo de IVA aplica a tu actividad? Consulta con tu gestor — esa es una decisión fiscal que depende de tu epígrafe de actividad en el IAE. Una vez configurado, el software lo aplica automáticamente en cada factura. Guía completa sobre IVA en facturas.

Y hay un caso especial que confunde a muchos nuevos autónomos: las actividades exentas de IVA. Si eres médico, profesor, artista o trabajas en ciertos servicios sociales, puede que tu actividad no lleve IVA. En ese caso, configuras el IVA al 0% en Verifacturamos y el software genera la factura sin IVA pero con la mención legal correspondiente. Pero ojo: exento de IVA no significa exento de facturar — sigues necesitando emitir facturas conformes con VERIFACTU. Guía sobre actividades exentas de IVA.

¿Qué es el IRPF en una factura y cuándo se aplica?

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es una retención que se resta del total de tu factura. Pero solo cuando facturas a una empresa o a otro profesional — nunca cuando facturas a un particular.

Es un adelanto de tu declaración de la renta. En lugar de pagar todo de golpe en junio, tu cliente retiene un porcentaje y lo ingresa a Hacienda por ti.

Los porcentajes de retención son:

• 15% — Tipo general. La mayoría de autónomos aplican este porcentaje.
• 7% — Tipo reducido para nuevos autónomos. Si estás en tu primer año de alta y los 2 años naturales siguientes, puedes aplicar este tipo reducido. Es un beneficio fiscal para los que empiezan.

En Verifacturamos, configuras si tu actividad lleva retención de IRPF y a qué porcentaje. El software lo aplica automáticamente en cada factura a empresas o profesionales. Si facturas a un particular, el IRPF no se aplica — y el software lo sabe. No tienes que acordarte de cuándo sí y cuándo no. Configuras una vez, el software decide en cada factura.

¿Qué pasa con VERIFACTU? ¿Tengo que saber algo técnico?

No. VERIFACTU es el sistema de la Agencia Tributaria que exige que cada factura se envíe automáticamente a Hacienda en el momento de su emisión. Suena complicado, pero para ti es invisible.

Cuando creas una factura en Verifacturamos y pulsas "Emitir", pasan estas cosas automáticamente — sin que tú hagas nada:

1. La factura se envía a la Agencia Tributaria.
2. La AEAT confirma la recepción.
3. Se genera un código QR verificable en la factura.
4. Se calcula un hash criptográfico que encadena tu factura con la anterior (para que nadie pueda borrar ni alterar facturas).
5. Ves un sello verde en pantalla que dice "Registrada en VERIFACTU".

¿Necesitas saber qué es un hash criptográfico? No. ¿Necesitas saber qué es un XML de registro? No. ¿Necesitas hacer algo para cumplir con VERIFACTU? No. Solo necesitas crear la factura. El software se encarga de todo lo demás. Más sobre cómo funciona VERIFACTU en Verifacturamos.

¿También puedo hacer presupuestos y albaranes sin saber contabilidad?

Sí. Y son incluso más sencillos que las facturas, porque los presupuestos y albaranes no son documentos fiscales — no pasan por VERIFACTU, no se envían a Hacienda, no llevan hash criptográfico. Son documentos comerciales que usas para organizar tu trabajo.

Presupuesto: lo creas cuando un cliente te pide un precio. Rellenas los mismos 4 campos (cliente, concepto, cantidad, precio), le das a enviar, y tu cliente recibe un PDF profesional por WhatsApp o email. Si el cliente acepta, conviertes el presupuesto en factura con un clic — sin reescribir nada.

Albarán: lo creas cuando entregas mercancía o terminas un trabajo y quieres dejar constancia antes de facturar. Mismos 4 campos, mismo PDF, misma facilidad. Cuando llegue el momento de facturar, conviertes el albarán en factura con un toque.

Todo esto desde el móvil. Estás en una obra, te piden un presupuesto — lo creas ahí mismo, sentado en una terraza o apoyado en la furgoneta, y se lo envías por WhatsApp antes de que el cliente se lo piense. Sin volver a casa a encender el ordenador. Más sobre qué incluyen los 9€/mes.

¿Necesito un gestor si uso un software de facturación?

Sí. Y esto es importante entenderlo bien.

Verifacturamos te ayuda a crear facturas correctas y a enviarlas a Hacienda. Calcula el IVA, el IRPF, genera el PDF, envía todo a la AEAT. También genera un informe que facilita la preparación del Modelo 303 (la declaración trimestral de IVA) y envía automáticamente toda tu documentación a tu gestor por Google Drive o email.

Pero las decisiones fiscales las debe tomar tu gestor:

• ¿En qué régimen de IVA estás? (General, simplificado, recargo de equivalencia...)
• ¿Qué gastos puedes deducir?
• ¿Tienes que presentar el Modelo 130, el 303, el 390?
• ¿Te conviene facturar como persona física o crear una SL?
• ¿Puedes aplicar el tipo reducido de IRPF del 7%?

Software y gestor son complementarios. El software facilita el trabajo del gestor — le envía las facturas organizadas, le genera el informe de IVA, le ahorra horas de recopilar documentación. Pero no lo sustituye. Un buen gestor te ahorra más dinero del que cuesta.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura?

Depende de en qué momento te equivoques:

Antes de emitir la factura: puedes corregir lo que quieras. Mientras la factura esté en borrador, es un documento interno que no se ha enviado a Hacienda ni a nadie. Cambia el cliente, el precio, el concepto — lo que haga falta.

Después de emitir la factura: la factura es un documento fiscal inmutable. Una vez emitida y registrada en la AEAT, no se puede modificar ni borrar. Esto no es una limitación de Verifacturamos — es la ley (RD 1007/2023). Si necesitas corregir un error en una factura ya emitida, debes emitir una factura rectificativa. Verifacturamos te guía en el proceso paso a paso.

Por eso es tan importante la vista previa. Antes de emitir, Verifacturamos te muestra exactamente cómo va a quedar tu factura: los datos del cliente, el concepto, los importes, el IVA, el IRPF, el total. Revisa todo con calma antes de pulsar "Emitir". Y si algo no cuadra, corrige en el borrador. Más sobre facturación electrónica.

Un consejo práctico: los errores más comunes de los nuevos autónomos son poner el NIF del cliente incorrecto, olvidarse de aplicar IRPF cuando facturan a una empresa, o equivocarse en el precio. Si creas tus clientes y productos una vez en Verifacturamos — con su NIF, su dirección, su precio habitual — esos datos se guardan y no tienes que volver a escribirlos. Menos datos manuales = menos errores.

¿Puedo empezar sin tarjeta de crédito?

Sí. Las 20 primeras facturas son gratis. Sin meter tarjeta. Sin dar datos bancarios. Te registras con tu email y tu NIF, y puedes crear hasta 20 facturas reales — conformes con VERIFACTU, enviadas a la AEAT, con QR verificable — sin pagar nada.

¿Por qué? Porque si no sabes de contabilidad, lo último que necesitas es arriesgarte a pagar por algo que no sabes si vas a entender. Pruébalo con una factura real. Verás lo fácil que es. Y si te convence, activas el plan de 9€/mes. Si no, no pagas nada.

Durante esas 20 facturas gratis tienes acceso a todo: presupuestos ilimitados, albaranes ilimitados, importación de clientes desde Excel, envío al gestor por Google Drive, compartir por WhatsApp, conectores e-commerce, API. Todo. Sin restricciones. Sin funcionalidades bloqueadas. Sin la típica "demo" que te deja hacer dos cosas y esconde el resto. Guía completa para nuevos autónomos.