Plantilla de factura para construcción, obras y reformas

Los campos obligatorios de una factura de obra

Toda factura de construcción, obra o reforma debe cumplir los requisitos del RD 1619/2012. Estos son los campos obligatorios:

Número de factura: correlativo dentro de tu serie de facturación (VF-2026-001, VF-2026-002...). No puede haber saltos. Fecha de emisión: la fecha en que emites la factura — no la fecha en que terminaste la obra. Datos del emisor: tu nombre o razón social, NIF/CIF, dirección completa, y teléfono/email. Datos del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF (obligatorio en factura ordinaria), y dirección.

Descripción del trabajo: detalle suficiente para identificar la obra — dirección del inmueble donde se ha realizado, tipo de trabajo (reforma de baño, instalación eléctrica, impermeabilización de cubierta...), y referencia al presupuesto aceptado si lo hay.

Desglose de materiales y mano de obra: no es legalmente obligatorio desglosar por separado, pero es imprescindible en la práctica por dos razones: primero, para demostrar que los materiales no superan el 40% del total (y así justificar el IVA del 10%); segundo, porque el cliente quiere saber qué está pagando. Un desglose claro genera confianza y evita disputas.

Base imponible: la suma de mano de obra + materiales antes de impuestos. Tipo y cuota de IVA: 10% o 21% según el caso — nunca una mezcla de ambos en la misma factura (es todo o nada). Retención de IRPF: si aplica (15% a empresas con epígrafe profesional). Retención de garantía: si se ha pactado (habitualmente 5%). Total: base + IVA − IRPF − retención de garantía = importe a cobrar.

Modelo 1: Factura de reforma de vivienda con IVA al 10%

Este modelo corresponde al caso más habitual: una reforma en una vivienda particular de más de 2 años, con materiales que no superan el 40% del total.

Observa varios detalles importantes: los sanitarios los ha comprado el cliente directamente, por lo que no se incluyen en los materiales del profesional. Esto es una estrategia habitual para mantener los materiales por debajo del 40%. Si el albañil hubiera suministrado también los sanitarios (unos 800-1.200 €), los materiales habrían superado el 40% y toda la factura iría al 21%.

Modelo 2: Factura de obra en local comercial (IVA 21%)

Cuando la obra es en un local comercial, oficina, nave o cualquier inmueble que no sea vivienda particular, el IVA es siempre del 21%. Si además el cliente es una empresa, se aplica retención de IRPF si tienes epígrafe profesional del IAE.

Modelo 3: Certificación de obra mensual

Las obras de cierta envergadura (vivienda completa, edificio, rehabilitación) se facturan mediante certificaciones mensuales. Cada mes, el director de obra certifica el porcentaje ejecutado, y el constructor emite factura por ese porcentaje del presupuesto.

La retención de garantía (5% en este ejemplo) es una cantidad que el cliente retiene como garantía de buena ejecución. Se devuelve al constructor tras el plazo de garantía (habitualmente 12 meses desde la recepción) si no se detectan defectos. Es habitual en obras para promotoras y constructoras, pero no obligatoria — se pacta en el contrato.

La regla del 40%: cómo calcularla y documentarla

La regla del 40% es el factor clave que determina si puedes aplicar IVA del 10% o del 21% en una reforma de vivienda. Vamos a detallar cómo calcularla correctamente.

Qué cuenta como «materiales»: todos los materiales, productos, componentes y piezas que tú, como profesional, aportas a la obra. Incluye azulejos, baldosas, tuberías, cables, mecanismos eléctricos, pintura, selladores, adhesivos y material auxiliar. También incluye los elementos instalados: sanitarios, grifería, radiadores, luminarias o muebles de cocina empotrados, siempre que los suministres tú.

Qué NO cuenta: los materiales que el cliente compra directamente y tú solo instalas. Si el cliente compra los azulejos en Leroy Merlin y tú los colocas, esos azulejos no son tus materiales — son del cliente. Solo cuentan los que tú compras y suministras. Tampoco cuentan las herramientas y equipos profesionales (escalera, taladro, amoladora). Consejo práctico: si la reforma incluye elementos costosos (mampara premium, encimera de piedra natural), sugiere al cliente que los compre directamente. Así reduces tu porcentaje de materiales y puedes aplicar el 10%. Más en guía para electricistas y fontaneros.

Tipos de factura en obra: cuándo usar cada una

En construcción existen varios tipos de factura según el momento del proyecto y el tipo de trabajo:

Factura simple (trabajo puntual): la factura estándar para reparaciones, trabajos de un día, o reformas pequeñas. Un solo documento con el desglose de materiales y mano de obra, IVA, y total. Es el modelo más común para electricistas, fontaneros, pintores y albañiles que hacen trabajos puntuales.

Factura por certificación (obra larga): para obras de varias semanas o meses, la facturación se hace por certificaciones mensuales. Cada certificación refleja el porcentaje de obra ejecutado ese mes. Se factura la diferencia entre lo certificado acumulado y lo ya facturado anteriormente. Es el sistema estándar en construcción residencial e industrial.

Factura a cuenta (anticipo): el cliente paga un porcentaje del presupuesto antes de empezar la obra. Se emite factura por el anticipo con IVA. Al terminar la obra, la factura final descuenta el anticipo ya facturado. Más sobre anticipos y proformas.

Factura de liquidación (factura final): al terminar la obra, se emite la factura de liquidación por el importe restante. Incluye los ajustes por trabajos adicionales no previstos en el presupuesto (si los hay y fueron aceptados por el cliente) y descuenta las certificaciones o anticipos anteriores.

Documentos que deben acompañar tu factura de obra

Una factura de obra profesional no viaja sola. Estos son los documentos que conviene adjuntar o referenciar:

Presupuesto aceptado: la referencia al presupuesto original que el cliente aceptó. La factura debe ser coherente con el presupuesto — los conceptos y precios deben coincidir, salvo trabajos adicionales documentados y aceptados.

Albarán de entrega: un albarán firmado por el cliente confirmando que el trabajo se ha realizado y los materiales se han entregado. Es tu protección ante reclamaciones posteriores. En Verifacturamos, los albaranes se crean y firman digitalmente.

Parte de trabajo (opcional pero recomendable): un registro diario de horas trabajadas, personal en obra, y materiales utilizados. Útil cuando facturas por horas o cuando necesitas justificar el desglose de la factura.

Fotografías de la obra (recomendable): fotos del antes, durante y después. Además de su valor comercial (para tu portfolio), las fotos documentan el estado previo y el resultado, lo que puede ser valioso en caso de reclamación.

Facturas de materiales: conserva las facturas de compra de los materiales que has utilizado. Son gastos deducibles en tu IRPF y el IVA soportado se deduce en tu modelo 303. Además, justifican el importe de materiales declarado en la factura.

5 errores frecuentes en facturas de construcción

1. Aplicar IVA del 10% sin cumplir todas las condiciones. Si la vivienda tiene menos de 2 años, si es un local, si el cliente es una empresa constructora, o si los materiales superan el 40%, el IVA es del 21%. Aplicar el 10% incorrectamente puede resultar en una regularización de Hacienda con intereses y sanciones.

2. No desglosar materiales y mano de obra. Si aplicas IVA del 10% pero tu factura dice «Reforma de baño — 2.500 €» sin desglose, no puedes demostrar que los materiales no superan el 40%. En caso de inspección, Hacienda puede exigir el 21%.

3. Emitir la factura mucho después de terminar la obra. La factura debe emitirse antes del 16 del mes siguiente a la finalización de la obra (art. 11 RD 1619/2012). Retrasar meses la facturación es una irregularidad fiscal.

4. No hacer presupuesto previo. Un presupuesto aceptado es tu protección legal ante disputas. Sin presupuesto, el cliente puede discutir cualquier importe. Con presupuesto firmado, la factura se limita a reflejar lo acordado. Cómo hacer un presupuesto profesional.

5. No usar software con VERIFACTU. Desde julio de 2027, Excel y Word no sirven. Cada factura necesita código QR, hash encadenado y envío a la AEAT. Por qué Excel ya no sirve.

Cómo crear una factura de obra en Verifacturamos

Paso 1 — Crea el presupuesto: antes de empezar la obra, crea un presupuesto con el desglose de partidas (demolición, albañilería, fontanería, electricidad, pintura, materiales). Envía al cliente por WhatsApp. El cliente acepta.

Paso 2 — Ejecuta la obra y crea albarán: al terminar, genera un albarán con los trabajos realizados y los materiales efectivamente utilizados. El cliente firma digitalmente.

Paso 3 — Convierte en factura: pulsa «Convertir en factura». Verifacturamos calcula el porcentaje de materiales. Si es ≤ 40% y la obra es en vivienda > 2 años, sugiere IVA 10%. Tú confirmas y emites.

Paso 4 — VERIFACTU automático: código QR, hash encadenado, envío a la AEAT. Todo transparente. El PDF se envía al cliente por email o WhatsApp.

Paso 5 — Modelo 303: el informe trimestral separa tus facturas al 10% y al 21% automáticamente. Tu gestor lo recibe en Google Drive.

Preguntas frecuentes